Jak postępować w relacjach z SZEFEM? - krótki poradnik

Profesjonalizm pomaga w karierze, ale czasem to za mało. Przyda się też odrobina psychologii. Zwłaszcza w relacjach z szefem, który ma swoje słabości i upodobania. Jak oswoić szefa, co zrobić, by jadł ci z ręki? Nie chodzi o to, by schlebiać szefowi na każdym kroku. Raczej o to, by przejrzeć jego poglądy dotyczące metod organizacji pracy i oczekiwań wobec pracowników.

Spis treści

1. Dwie strategie zarządzania, dwa typy szefów
2. Szef X i szef Y – sprawdź, kim jest twój przełożony
3. Moda na rządy silnej ręki
4. Jak osiągnąć sukces w drużynie szefa X
5. Bądź dyplomatą
6. Jak osiągnąć sukces w drużynie szefa Y

Amerykański psycholog i guru zarządzania Douglas McGregor na podstawie wieloletnich obserwacji opracował teorie szefów X i Y.

Dwie strategie zarządzania, dwa typy szefów

Teoria szefa typu X sprowadza się do metafory, że człowiek to ucywilizowane zwierzę, które pracę traktuje jak zło konieczne, jest leniwe i pracuje tylko dla pieniędzy. – Szef typu X uważa, że pracownika trzeba kontrolować i dokładnie wyznaczać zadania – wyjaśnia Jarosław Chybicki, psycholog. Poprawianie warunków pracy czy motywowanie inaczej niż kara nie ma sensu. Wierzy, że do ludzi dociera tylko przekupstwo lub groźba zwolnienia. Teoria szefa typu Y zakłada coś przeciwnego: ludzie chcą i lubią pracować. Uważa on, że praca jest dla człowieka tak samo naturalna jak zabawa i wypoczynek. – Szef Y określa, jakiego spodziewa się wyniku, a potem daje pracownikowi wolną rękę w wyborze metod pracy – mówi Jarosław Chybicki. – Wierzy, że pracownicy potrafią ulepszać miejsce pracy i podejmować mądre decyzje. Szef Y nie będzie kontrolował pracownika, pozwoli mu poczuć się odpowiedzialnym za własne poczynania czy okazać zaangażowanie.

Szef X i szef Y – sprawdź, kim jest twój przełożony

• Szef typu X to najczęściej pracoholik, choć niesprawiający wrażenia zmęczonego. Charakteryzuje go pośpiech, skłonność do rywalizacji, perfekcjonizm, wrogość wobec innych i duża potrzeba kontroli. Zajęty jest głównie sprawami bieżącymi, rzadko wybiega w przyszłość. Irytuje go niewiedza pracownika. Pracownicy się go boją, bo nie skąpi nagan. Ludzie często nie znają swojej roli, więc są w stosunku do innych nieufni. W firmie jest sporo plotek; zespół wcale nie jest zespołem, bo ludzie są podzieleni na podgrupy, nie dzielą się planami z innymi. Słowa pochwały po nie przechodzą X-owi przez usta. Pamiętaj o zasadzie: jeśli szef nie pochwali cię w ciągu dwóch tygodni, to prawdopodobnie nie zrobi tego nigdy.
• Szef typu Y ma zawsze czas dla ludzi, nie stroni od rozmów z nimi. Już po paru dniach zapyta cię o wrażenia z pracy w nowym miejscu. I chętnie cię pochwali, choćby za szybką aklimatyzację w zespole. Poznasz go po tym, że postara się nawiązać z tobą kontakt „jak człowiek z człowiekiem”. Wprowadzi cię w funkcjonowanie firmy i wyjaśni, czego się po tobie spodziewa, ale nie narzuci gotowych metod postępowania. Raczej wyznaczy cele i będzie zachęcał do ich osiągnięcia. Inwencję co do sposobu wykonania zostawiając w dużej mierze tobie. Atmosfera w firmie jest przyjacielska. Ludzie nie boją się spotkań z szefem, nagan czy utraty pracy.

Jak osiągnąć sukces w drużynie szefa X

Szef X sprawdza się w trudnych sytuacjach, kiedy potrzebny jest silny przywódca. Także w dziedzinach, w których wymagana jest wierność procedurom czy precyzja wykonania, np. w farmacji czy produkcji programów telewizyjnych, gdzie wszystko musi zgadzać się co do sekundy. Jest prezentem od losu, gdy chcesz nauczyć się dyscypliny pracy i doskonalić swe umiejętności pod okiem wymagającego przełożonego.

• To dobry szef dla kogoś, kto do kariery nie przywiązuje wielkiej wagi i chce zapomnieć o obowiązkach zaraz po opuszczeniu biura.
• Największą zaletą w jego oczach jest pełna entuzjazmu karność i gotowość do wykonania poleceń. Nie podejmuj żadnych działań bez konsultacji. Narażasz się na opinię osoby bez inicjatywy, ale pan X nie ceni pomysłów, tylko posłuszeństwo. Nie lubi też, gdy w jego otoczeniu dzieje się coś, czego nie kontroluje. Niech ma ostatnie słowo w każdej sprawie.
• Nie zawiedź go, bo długo ci nie wybaczy. Dlatego zawsze się upewniaj, czy dobrze zrozumiałaś każde jego polecenie.
• Gdy dostajesz zadanie, pytaj, na kiedy ma być zrobione. Szef typu X często nie określa terminów, bo uważa, że będzie sprawę kontrolował na bieżąco. Potrafi też zmieniać terminy. Staraj się więc mieć je na piśmie, choćby w mailach.
• Awans w jego przypadku można osiągnąć, budując nieformalne relacje. Np. sprawdź, w jakim klubie fitness ćwiczy, i też tam się zapis.
• Nie przyznawaj się, że czegoś nie umiesz, tylko się tego naucz.
• Jeśli popełnisz błąd, staraj się go ukryć. A gdy to niemożliwe, uprzedź krytykę, składając „donos” na samego siebie. X spodziewa się skruchy, nie wyjaśnień. I poproś o wskazówki dotyczące planu naprawy. Pamiętaj jednak, że plusy nie równoważą minusów, czasem jedna poważna pomyłka przekreśla wieloletnie starania.
• Nie krytykuj szefa z kolegami z pracy. Postaraj się, by negatywny stosunek do autorytetów nie zabarwił wrogo twojej postawy w stosunku do szefa. To prawda, bywa apodyktyczny, ale ma zalety i wiedzę, które umożliwiły mu osiągniecie piastowanej pozycji. Jeśli wzbudzisz w sobie szacunek do tych jego zalet, masz szansę na sukces.

Jak osiągnąć sukces w drużynie szefa Y

To świetny szef dla samodzielnego, dojrzałego pracownika, niepotrzebującego instrukcji. Ale to także szef, który zmusza do ciągłego wysiłku. Cały czas spodziewa się aktywnego udziału, kreatywności, doskonalenia się. Przerazi cię, jeśli marzyłaś o spokoju i ciepłej posadce. Tu nie spoczniesz na laurach, udawanie zajętej nic nie da. U szefa Y musisz pracować, jakbyś prowadziła własną firmę: jest jak wymagający i kapryśny zleceniodawca.

• Popłaca szczerość i otwartość. – Nie kłam, przyznawaj się do niewiedzy czy błędów. Pan Y wie, że człowiek uczy się całe życie. Unikaj jednak popełniania tych samych błędów, potraktuje to jako brak zaangażowania, w jego oczach gorszy od niewiedzy.
• Szukaj rozwiązań, a nie problemów. A jeśli uznasz, że macie jakiś kłopot, wynikający po części z twojej winy, weź na siebie odpowiedzialność. Ceni on ludzi, na których można polegać.
• Nie bój się iść do szefa z problemami, także personalnymi. On nie lubi przeciągających się konfliktów. Ale nie donoś!
• Nie zawracaj mu głowy małymi problemami, które przy niewielkim zaangażowaniu sama możesz rozwiązać. Licz się też z tym, że twoje pomysły będziesz musiała zrealizować... ty sama. I dokształcaj się, a twoje notowania wzrosną.
• Atmosfera w pracy może być kawiarniana, ale szef mimo wszystko oczekuje wyników. Oddawaj tylko solidnie wykonaną pracę. Jeśli nie zdążysz na czas, poproś o przesuniecie terminu, nie oddawaj niedoróbek – on uważa, że sama powinnaś wiedzieć, kiedy praca jest dobra.
• Popełniłaś błąd? Przyjmij krytykę i zaproponuj, jak to odpracujesz.
• Nigdy nie daj się przyłapać na: niesamodzielności, niechęci do podejmowania decyzji, obwinianiu innych, niedbałości, braku dbałości o własny rozwój, nudzie.
• Utrzymuj dystans. Choć trudno jest go określić sama musisz wyczuć granice: szef ma być szefem i już. Zbytnia zażyłość z reguły źle się kończy.

miesięcznik "Zdrowie"