6 kroków do skutecznego planowania

Dla długoterminowych celów potrzebny jest plan wieloletni, dla krótkoterminowych – kwartalny, zaś dla bieżących – miesięczny, tygodniowy, dzienny. Co jest naprawdę ważne przy planowaniu? Oto 6 najważniejszych kroków do skutecznego planowania.

Spis treści

1. 1. Skuteczne planowanie: pomyśl o wizji i misji
2. 2. Skuteczne planowanie: określ swoje role
3. 3. Skuteczne planowanie: dobierz cele dla każdej z ról
4. 4. Skuteczne planowanie: naucz się podejmować decyzje
5. 5. Skuteczne planowanie: organizuj każdy dzień
6. 6. Skuteczne planowanie: oceń swoją skuteczność

Specjaliści od zarządzania czasem radzą, by planując bieżące sprawy, robić to w perspektywie tygodnia, bo tydzień daje szerszy kontekst naszym działaniom. A czym się kierować, organizując zadania?

Dzięki tablicy czasu odkryjesz, że nie musisz robić wszystkiego! Wtedy poznasz radość z delektowania się wolnym czasem. Nasze sukcesy osobiste i zawodowe w dużej mierze zależą od tego, jak organizujemy sobie czas. Sami wybieramy sposób jego spędzania, ponosimy też konsekwencje tych decyzji. Aby dobrze zarządzać sobą w czasie, postępujmy według maksymy Stephena R. Coveya: „Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy, trzeba koncentrować uwagę na robieniu właściwych rzeczy”. Na nasze decyzje dotyczące wykorzystania czasu wpływają dwa kryteria – pilność i ważność. Rangę ważności często przypisujemy zbyt dużej liczbie zadań. Ale właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co jest najwyżej w naszej hierarchii wartości, a nie tylko reagowaniu na sprawy pilne. Jak odróżnić je od siebie? Pilność to kryterium związane z czasem, ważność – z naszymi celami. Praktycznym narzędziem, które pokazuje zakres działań i ułatwia ustalenie tego, co naprawdę ważne, jest tablica czasu. Najważniejszym warunkiem skutecznego działania i planowania jest koncentrowanie się na ćwiartce II i jednoczesne eliminowanie wielu czynności z I i III oraz ignorowanie ćwiartki IV.

1. Skuteczne planowanie: pomyśl o wizji i misji

Przystępując do planowania zajęć, zastanów się, co jest w twoim życiu najważniejsze. Pomyśl o swojej wizji, o tym, co chciałbyś robić, o zasadach, jakimi się kierujesz (kompas!). Choć wydaje się to dość odległe, jest niezwykle istotne, gdyż twoje przekonania wpływają na cele, jakie sobie wyznaczasz, decyzje, jakie podejmujesz, oraz sposób spędzania czasu.

Refleksja nad własną misją jest zasadniczym warunkiem działania według tego, co ważne, bo wywiera silny wpływ na realizację reszty czynności przypisanych ćwiartce II. Jeśli twoim credo życiowym jest rozwój osobisty, przebywanie z rodziną, odkrywanie wartości życia lub działalność społeczna, to powracając do niego co jakiś czas, sprawisz, że rzeczy najważniejsze wryją ci się w pamięć. Misja stworzy ramy, w obrębie których będziesz podejmować decyzje w kolejnych etapach planowania.

2. Skuteczne planowanie: określ swoje role

Role są symbolami obowiązków, stosunków z ludźmi, działalności na rzecz społeczeństwa. Jasne ich określenie stwarza naturalną strukturę, która pozwala zachować nam równowagę. Role, jakie odgrywasz, wypływają z twojej misji. Wypisz na kartce swoje role (np. żona, matka, studentka, menadżer, dyrektor, członek klubu sportowego). Z badań wynika, że występowanie w więcej niż siedmiu jest mało efektywne, dlatego staraj się np. łączyć pewne funkcje. Określenie życiowych ról pomaga zobaczyć życie jako całość – widzisz, że to nie tylko praca lub rodzina, lecz wszystkie te sfery razem. Opisując swoje role, zauważysz sprawy „ważne, ale niepilne” (ćwiartka II), które zwykle są ignorowane. Oprócz ról do tygodniowego rozkładu dodaj jeszcze „ostrzenie piły”. To energia, jaką powinniśmy wkładać w doskonalenie swoich umiejętności w czterech fundamentalnych wymiarach życia – fizycznym, społecznym, intelektualnym i duchowym. Pochłonięci „piłowaniem” (uzyskiwaniem rezultatów) zapominamy „naostrzyć piłę” (zachować lub rozwinąć zdolność osiągania rezultatów w przyszłości). Jeśli np. nie uprawiamy sportu (sfera fizyczna), nie rozwijamy znajomości (sfera społeczna), nie śledzimy najnowszych osiągnięć w swojej branży (sfera intelektualna) albo nie wiemy, co jest dla nas w życiu ważne (sfera duchowa), możemy „stępić się” przez brak równowagi.

3. Skuteczne planowanie: dobierz cele dla każdej z ról

Zastanów się, jaką najważniejszą rzecz możesz zrobić w tym tygodniu w ramach każdej z ról, aby osiągnąć pozytywne rezultaty. Co ma zasadnicze znaczenie np. w roli żony, męża, rodzica, pracownika? Szukając działań, używaj kompasu, a nie zegarka, i koncentruj się na tym, co ważne, nie zaś pilne. Może to być np. randka z mężem, więcej czasu dla dziecka, zebranie informacji o kursie szybkiego czytania, medytacja. Wyznacz sobie jeden lub dwa cele dla każdej z ról.

4. Skuteczne planowanie: naucz się podejmować decyzje

Aby przełożyć cele ćwiartki II na plan działania, musisz nauczyć się podejmować trafne decyzje w czasie całego tygodnia. Często staramy się wygospodarować czas na „ważne” czynności w ćwiartce I i III, które już i tak są przepełnione zajęciami. Rzucamy się z jednej sprawy do drugiej, powierzamy ją komuś innemu, odkładamy na później, mając nadzieję, że znajdziemy czas na rzeczy najważniejsze. Ale – jak pisze Stephen R. Covey – „[...] nie chodzi o to, by priorytetyzować plany, lecz planować priorytety”. Wyobraź sobie szeroki słój, do którego wkładasz duże kamienie. Mimo iż słój jest wypełniony kamieniami, nie jest pełny, w luki możesz dosypać żwir. Ale tak naprawdę słój nadal nie jest pełny – możesz wsypać piasek, a na koniec wlać jeszcze wodę. Nasze cele w ćwiartce II to „duże kamienie”. Jeśli najpierw będziemy zajmować się innymi sprawami – wodą, piaskiem i żwirem, po czym zechcemy zmieścić w planie duże kamienie, nasze próby okażą się daremne. Ale jeśli wiemy, które sprawy są dużymi kamieniami, i załatwimy je przed wszystkimi, przekonamy się, jak wiele uda się nam zrealizować oraz jak dużo wody, piasku i żwiru mieści się w wolnych miejscach. Osiągniemy to, co uważamy za ważne, a zarazem odpowiednio „dopasujemy” inne działania.

5. Skuteczne planowanie: organizuj każdy dzień

Twoje codzienne zadania polegają na tym, by mimo niespodziewanych okoliczności i wyzwań, jakie niesie dany dzień, robić najpierw rzeczy najważniejsze. Nieraz uda ci się zrealizować plan, innym razem będzie trzeba go zmienić, ale w chwilach podejmowania decyzji zdaj się na wskazania twojego wewnętrznego kompasu. Aby stawiać rzeczy najważniejsze na pierwszym miejscu, rano:

WYOBRAŹ SOBIE PRZEBIEG DNIA – przejrzyj rozkład tygodniowy, ustal swoje położenie, spójrz na ten dzień w kontekście 7 dni. To pomoże ci zareagować odpowiednio na nieoczekiwane sytuacje.

USTAL PRIORYTETY – oznacz swoje działania symbolami ćwiartek I i II – dzięki temu zyskasz pewność, ze sprawy z ćwiartki III nie wciskają się do twojego harmonogramu. Jeśli konieczna będzie dalsza priorytetyzacja, czynności ćwiartki I i II oznacz bardziej szczegółowo (np. kółeczkiem).

OKREŚL PORĘ I CZAS ZADAŃ – te, których wykonanie jest ściśle określone w czasie, oddziel od tych, które można przeprowadzić o dowolnej porze dnia. Zapisuj też limity czasowe na konkretne czynności.

6. Skuteczne planowanie: oceń swoją skuteczność

Pod koniec tygodnia zastanów się, jakie cele udało ci się osiągnąć, jakim wyzwaniom stawić czoło, jakie decyzje podjąć, czy dokonując wyboru, rzeczy najważniejsze znalazły się na pierwszym miejscu. Podsumowanie tygodnia pomaga uchronić się przed powtarzaniem tych samych błędów, pozwala być skuteczniejszym w kolejnych tygodniach.